직장인이라면 누구나 기획서를 써야 한다. 어느 분야든 단순 업무를 수행하는 것에 그치지 않고 적극적으로 아이디어를 내고 기획해 문서 형태로 제출할 수 있는 능력이 필요하다. 기획서 하나로 능력을 인정받기도 하고 무능한 사람으로 낙인 찍히기도 한다. 기획서는 상대를 설득하는 데 목적이 있다. 상대를 움직여 원하는 효과를 얻는 것이 무엇보다 중요하다. 매력적인 내용으로 상대를 유혹하는 기획서를 작성하기 위해서는 몇 가지 요령이 필요하다. 유혹하는 기획서 작성법을 열 가지로 정리해 소개한다.


1. 첫인상이 중요하다

[일러스트=강일구]

기획서의 목적은 상대를 설득해 채택되도록 하는 것이다. 채택되지 않는 기획서는 무의미하다. 상대를 설득하고 채택되도록 하기 위해서는 우선 상대방이 읽게 만들어야 하므로 첫인상이 중요하다. 사람을 만날 때와 마찬가지로 기획서도 첫인상이 좋아야 전체적으로 호감을 가지고 긍정적으로 바라보게 된다.

첫인상을 좋게 하기 위해서는 무엇보다 눈에 확 띄는 기획서를 만들어야 한다. 표지·제목·색상 등 눈에 확 띄는 기획서로 처음부터 상대의 마음을 사로잡아야 한다. 특히 표지는 기획서의 얼굴이다. 표지가 첫인상을 좌우하므로 정성을 들여 작성해야 한다.

눈에 확 띄는 기획서

●표지가 매력적이어야 한다

●제목과 부제목으로 상대를 휘어잡아야 한다

●그래프와 도표 등 이미지를 적절하게 활용해야 한다.

●색상을 활용해 보기 좋게 만들어야 한다

●글씨체와 레이아웃에 신경 써야 한다

2. 한 장으로 끝내라

기획서는 상대방을 설득하고 그에 대한 결정을 내리도록 만드는 글이지 상대방에게 정보를 제공하기 위한 문서가 아니다. 따라서 지나치게 많은 정보를 담아 길게 쓸 필요가 없다. 읽는 사람을 배려해 가능하면 한 장으로 끝내는 것이 좋다. 길면 그만큼 상대의 시간을 빼앗게 된다. 특히 윗사람에게 긴 기획서를 내미는 것은 상사를 욕보이는 것이나 마찬가지다.

한 장 분량이 좋다고 해서 쓰기도 쉬운 것은 아니다. 내용을 압축해야 하므로 오히려 어렵다. 짧게 쓰더라도 상대방을 끌어들여 설득하는 요소를 담아야 하고, 육하원칙에 따라 완벽하게 작성해야 한다. 짧은 공간에 많은 내용을 담아야 하는 만큼 적절한 단어를 골라 압축적이면서도 조리 있게 표현하는 능력이 필요하다.

작성 시 유의 사항

●이해하기 쉽게 작성해야 한다

●문장은 간결해야 한다

●적절한 단어로 압축적으로 표현해야 한다

●육하원칙에 따라야 한다

●정확해야 한다

●논리적이어야 한다

●주어·목적어·서술어가 명확해야 한다

●추상적인 표현을 피해야 한다

●논리적 오류가 없어야 한다

●가급적 전문용어 또는 약자를 쓰지 않는다

3. 흥미로운 내용이어야 한다

채택되는 기획서가 되기 위해서는 흥미로운 내용을 담고 있어야 한다. 별반 새로운 것이 없는 그저 그런 기획서라면 상대가 관심을 가질 리 없다. 매력적인 내용으로 상대의 흥미를 끌 수 있어야 그만큼 채택될 가능성이 커진다.

시간·비용·효율성 등 여러 면에서 상당한 효과나 이득을 얻을 수 있다는 사실을 보여 주면 상대가 흥미를 느낄 수 있다. 특히 이전에 없던 새로운 방법임을 보여 주거나 비용을 상당히 절감할 수 있다는 사실을 일깨워 주면 상대가 흥미를 느끼기 쉽다.

흥미를 일으키는 포인트

●신선함: 이전에는 없던 새로운 방법임을 보여줌

●저비용: 비용을 줄일 수 있다는 사실을 일깨움

●고효율: 효율성을 높일 수 있다는 점을 보여줌

●장점: 어떤 장점이 있는지를 구체적으로 제시

4. 상대에 대해 많이 알아야 한다

기획서는 상대를 설득하는 작업이므로 상대방에 대해 아는 것이 중요하다. 상대방이 어떤 사람인지, 어떤 회사인지 철저히 조사하는 것이 필요하다. 연애를 할 때 상대방에 대해 많이 아는 것이 중요한 것과 마찬가지다.

상대방의 취미나 기호를 미리 알고 있으면 연애의 성공 확률이 높아진다. 기획도 마찬가지다. 기획을 실행하도록 하는 것이 기획서의 목적이므로 설득의 대상인 상대방에 대해 아는 것이 급선무다. 회사의 경우 홈페이지를 이용하면 쉽게 정보를 얻을 수 있다.

5. 어떤 행동이 필요한지 명확하게 하라

목적을 명확하게 하지 않으면 기획 의도가 상대방에게 제대로 전달되지 못한다. 상대방이 어떤 행동을 취해야 하는지 구체적으로 제시하지 않으면 기획 효과가 떨어질 수밖에 없다. 기획 의도에 맞추어 상대방이 어떤 행동을 취해야 하는지를 명확하게 알려 주어야 한다.

그러려면 어떤 목적을 위해 누가, 언제, 어떻게, 무엇을 해야 하는지 등 행동계획 또는 실행계획을 분명하게 밝혀야 한다. 상대에게 어떤 행동이 필요한지를 쉽고도 간결한 표현으로 정확하게 알려 주어야 상대가 그에 따라 행동을 취할 수 있다.

6. 하나의 기획서에는 하나의 목적만 담아라

하나의 기획서에 여러 가지 목적이 담겨 있으면 언뜻 합리적인 것 같지만 기획서로는 낙제점이다. 하나의 기획서에 여러 가지 목적이 포함돼 있으면 어느 부분이 핵심인지 분명치 않기 때문에 기획서를 읽어봐야 아무 내용도 들어오지 않는다.

무슨 의미인지 명확하게 와 닿지 않는 기획서는 대부분 목적이 하나로 집약되지 못한 경우다. 예를 들어 한 기획서에 상품 개발, 상품 생산, 마케팅 계획 등이 똑같은 비중으로 들어 있다면 그 효과는 반감되게 마련이다. 하나의 목적에 집중해 기획서를 작성해야 한다. 여러 가지 내용이 섞여 있는 기획서는 따로따로 다시 작성해 제출하는 것이 좋다.

7. 요건을 충족시켜라

기획서에 대한 평가는 채택되는가, 그렇지 못한가에 달려 있다. 아무리 공을 들여 작성한 기획서라 해도 실행되지 못하면 의미가 없다. 채택되는 기획서가 되기 위해서는 기본 요건을 충족하고 있어야 한다.

설정된 과제를 조사·분석하고 그에 대한 해결 방안이 마련되면 기획서를 작성하게 된다. 이런 과정을 거쳐 서술된 기획서는 크게 목적·이유·방법·결과 등 문제 해결에 필요한 요건을 반드시 충족해야 한다. 기획을 원활히 진행하고 요건을 충족하는 기획서를 작성하기 위해서는 기획자의 구성력과 문장력도 필요하다.

기획서의 최소 요건

●목적: 그 기획이 무엇을 노리는 것인가를 나타냄. 매출 확대, 인지도 개선 등

●이유: 기획의 필요성·적절성 등 제시. 다른 기획과 차별성도 부각

●방법: 기획 실행에 필요한 일정·인력·경비·장소·방법 등을 구체적으로 제시

●결과: 어떤 효과를 얻을 수 있는가를 설명. 필요하다면 모의실험 결과도 제시

8. 입안에서 실행까지의 절차를 지켜라

기획서로서 형태를 갖추기 위해서는 아이디어를 구체화하고 체계적으로 정리하는 과정이 필요하다. 즉 기획의 입안에서 실행에 이르기까지 몇 가지 절차를 거쳐야 한다.

일반적으로 과제 설정, 조사·분석, 과제 달성 방법 제시, 기획서 작성, 발표(프레젠테이션), 기획 실행의 단계를 순차적으로 밟아 가면서 체계적으로 흐름을 관리해 나간다.

기획서의 제반 절차

●과제 설정: 문제점을 확인하고 그에 따른

상품의 지명도 제고 등 주제 결정

●조사·분석: 현재의 지명도, 현재의 매출 등

현황에 대한 조사·분석 실행

●과제 달성 방법 제시: 조사·분석 결과에 근거해

광고·이벤트 등 구체적 해결 방법 제시

●기획서 작성: 설정된 과제에 대해 조사하고

계획한 것을 한눈에 알아볼 수 있도록 기획서 작성

●발표(프레젠테이션): 관계자에게 기획서를

배포하고 기획 내용을 설명

●기획 실행: 기획이 채택되면 기획서의 계획과

일정에 따라 구체적으로 실행.

9. 완성 후 다시 한번 검토하라

작성이 끝나면 문제점이 없는지 최종적으로 점검해 봐야 한다. 우선 사실관계에 왜곡은 없는지 다시 한번 확인해야 한다. 전체 내용이 논리적으로 일관성 있게 전개됐는지, 빠트린 부분은 없는지 등도 살펴봐야 한다.

기획서도 하나의 글이므로 표현 하나 하나에도 정성을 기울여야 한다. 아무리 좋은 내용을 담고 있다 하더라도 문장이 엉망이라면 훌륭한 기획서가 될 수 없다. 문맥이 잘 통하는지, 표현상의 오류나 오탈자는 없는지 등을 살펴봐야 한다. 또 상대를 이해시킬 수 있는 쉬운 말로 서술됐는지 다시 한번 검토해 봐야 한다.

완성 후 검토 사항

●사실왜곡은 없는가

●내용에 무리는 없는가

●논리가 일관성 있게 전개됐는가

●빠트린 내용은 없는가

●읽기 쉽게, 이해하기 쉽게 서술됐는가

●상대를 이해시킬 수 있는 내용인가

●표현상 오류는 없는가

●오탈자는 없는가

10. 프레젠테이션을 잘해야 한다

아무리 기획서를 잘 만들었다 해도 프레젠테이션(시청각설명회)을 제대로 하지 못하면 효과가 떨어지게 마련이다. 반대로 다소 부족한 점이 있는 기획서라 하더라도 프레젠테이션을 잘하면 그만큼 채택될 확률이 높아진다.

이처럼 기획서의 경우 프레젠테이션을 어떻게 하느냐에 따라 성패가 갈릴 수도 있다. 기획서 작성 단계가 끝나면 프레젠테이션을 하기 전에 준비와 연습을 철저히 해 두어야 한다.

프레젠테이션 할 때 유의점

●철저한 준비와 리허설

●시간 엄수

●단정한 용모와 복장

●자신감으로 감동 주기

●간단명료하게 전달

●올바른 화법 구사

●목소리와 동작에 유의

●상대를 똑바로 쳐다보면서 설명