[월:] 2011년 07월

e-메일을 확인하는 것으로 하루 일과를 시작하는 사람이 많다. 업무 중에도 수시로 메일함을 들여다본다. 직장의 업무 전달뿐 아니라 개인 간의 연락을 대부분 e-메일로 하기 때문이다. e-메일은 정확하게 의사를 표현할 수 있고 신속하게 전달할 수 있어 참으로 편리하고 유용한 수단이다. 편지 글이라는 형식을 띠고 있어 누구에게나 친근하게 다가온다는 장점이 있기도 하다. 받는 사람도 원하는 시간에 읽을 수 있어 메일을 선호한다. e-메일은 홍보·고객관리 등 비즈니스에도 활용된다. e-메일의 중요성과 활용도가 높아지면서 이를 잘 작성해야 할 필요성도 늘고 있다.

배상복 기자

효과적인 비즈니스 e-메일 작성법

e-메일은 주고받는 사람에 따라 개인과 개인, 기업과 직원, 기업과 고객 등 다양한 형태가 있다. 이 가운데 기업이 고객에게 보내는 메일이 비즈니스 메일이다. 비즈니스 메일은 소비자에게 기업 이미지를 홍보하거나 제품을 판매하는 데 목적이 있으므로 다른 메일과 작성하는 방법이 좀 다르다. 미국의 마케팅 전문가인 폴 솔토프(Paul Soltoff)가 밝힌 효과적인 비즈니스 e-메일 작성법을 소개한다(앞서 언급한 내용과 겹치는 것은 생략).

1 정확한 정보를 제공하라(Be accurate) : 메일에서 제공한 통계 정보, 어떤 가치를 제공하겠다고 한 내용 등이 부풀린 것이거나 거짓 정보가 돼선 안 된다.

2 프레젠테이션할 때 쓰는 말을 참고하라(Mimic your verbal presentation) : 제품이나 서비스를 판매하기 위해 프레젠테이션하는 경우 어떤 말을 사용했는지 곰곰이 기억해 보라.

3 서명란을 점검하라(Check your signature block) : e-메일 끝 부분에 들어갈 이름, 직위, 회사, 주소, 전화, 팩스, e-메일, 웹사이트 링크 등을 다시 한번 점검하라.

4 언제 보내는 게 좋을지 결정하라(Carefully choose when you actually send the mail) : 대부분 사람이 월요일 아침 쌓인 메일을 정리하므로 언제 보내는 게 좋을지 고민하라.

5 그래픽 이미지를 지혜롭게 사용하라(Use graphics wisely) : 핵심 메시지를 부각시키는 데 도움이 되는 이미지는 적극적으로 사용해야 한다.

6 보내기 전에 반드시 테스트하라(Test) : 최종적으로 전송하기 전에 미리 테스트 메일을 보내라. 이미지가 깨져서 나오지는 않는지, 보내는 사람은 정확한지 등을 점검하라.

7 상세하고 완벽한 정보를 제공하라(Be complete) : 고객들은 직관적으로 결론을 내리기 쉽다. 그릇된 결론을 내리는 것을 방지하기 위해 상세하고도 완벽한 정보를 제공해야 한다.

8 다른 사람들이 보내는 e-메일을 벤치마킹하라(Don’t look like everyone else) : 경쟁자들이 보내는 메일을 수신하면서 그들은 어떤 방식으로 고객과 커뮤니케이션하는지 분석하라.

9 문장 내용을 깔끔하게 다듬어라(Be clear) : 의외로 잘못된 문법, 잘못된 철자들이 자주 눈에 띈다. 논리적으로 어색한 문장도 적지 않다. 중요한 메일의 경우 글을 잘 쓰는 사람을 고용해 메시지를 작성하게 하는 것도 좋은 방법이다.

10 진실하라(Be genuine) : 진실한 사람이란 것을 느끼게 해줘야 한다. 조금 과장되게 알리는 것이 단기적 효과가 있을지는 모르나 고객 관계는 장기적 안목으로 발전시켜야 한다.

11 고객 상황을 머릿속에 그려보라(Put yourself in their shoes) : “오늘 매우 바쁘신 것을 잘 알기에 요점만 간단히 말씀드리겠습니다”처럼 고객 상황을 이해한 메시지를 작성하라.

12 광고 냄새를 풍기지 말라(Write business e-mails as letters, not as ads) : 광고와 같은 인상을 심어줘선 안 된다. 일상적 메일 형태로 보내는 것이 효과가 높을 때도 있다.

13 메시지 작성에 시간을 들여라(Take your time) : 메시지를 작성한 후 하루 또는 이틀 동안 다듬어야 한다. 이 기간에 직장 동료 혹은 지인에게 보여 주고 조언을 구하라.

메모는 기억력의 한계를 극복하는 매우 유용한 수단이다. 오래 전에 있었던 일이나 생각했던 것을 다 기억해 낼 수 없기는 누구나 마찬가지다. 특히 나이가 들면 금방 생각했던 것도 잊어버리기 일쑤다. 차를 타고 오면서 또는 어느 장소에 갔다가 좋은 얘깃거리가 떠올라 전체 글까지 구상해 놓고도 집에 와서는 아무 것도 생각해 내지 못하는 경우가 있다. 떠오르는 생각을 그때그때 메모해 놓지 않으면 아이디어 또는 글감의 상당 부분을 잃어버리게 된다.

배상복 기자

역사적으로 큰 발자취를 남긴 인물 가운데는 메모광이 많다. 미국의 에이브러햄 링컨 대통령은 늘 모자 속에 노트와 연필을 넣고 다니면서 좋은 생각이 떠오르거나 유익한 말을 들으면 즉시 메모하는 습관을 들였다고 한다. 발명왕 토머스 에디슨은 이동하는 사무실이라 불릴 정도로 장소를 불문하고 메모를 했다. 평생 동안 메모한 노트가 3400여 권이나 된다고 한다.

르네상스 시대 최고 천재라 할 수 있는 레오나르도 다빈치는 30년 동안 수천 장의 메모를 남겼다. 메모에는 인체·미술·문학, 과학의 원리 등이 꼼꼼히 정리돼 있다. 후에 그의 메모를 편집한 ‘아틀란티쿠스 코덱스(Atlanticus Codex)’에는 자동차에서 잠수함에 이르기까지 없는 게 없을 정도로 천재적인 아이디어가 빼곡히 기록돼 있어 그의 철두철미한 메모 정신을 확인할 수 있다. 그의 천재성은 철저한 메모와 탐구정신에서 나왔다.

조선시대 실학자이자 개혁가인 다산 정약용 선생 역시 철저한 메모가였다. 그는 18년 유배생활 동안 다양한 분야에서 600여 권의 저술을 남겼다. 이러한 밑바탕에는 성실성과 함께 메모하는 습관이 있었다. 그는 끊임없이 메모하고 생각하고 정리했던 조선 최고의 메모광이요 정리광이었다. 육경과 사서를 여러 해 동안 탐색하면서 하나라도 얻으면 그 즉시 기록해서 보관해 두곤 했다. 이 메모가 밑거름이 돼 수많은 위대한 저작으로 발전시킬 수 있었던 것이다.[『다산선생 지식경영법』(김영사)]

탁월한 머리도 중요하지만 기록의 힘이 얼마나 큰지를 보여 주는 사례들이다. 아이디어를 오래 간직하고 온전히 내것으로 만드는 방법은 메모밖에 없다. 항상 연필을 가지고 다니면서 노트에 메모하는 습관을 들여야 한다. 요즘은 노트북이나 아이패드 같은 기기를 가지고 다니면서 메모하는 경우도 적지 않다. 어디에 대고 어떤 방식으로 기록하든 중요한 것은 메모하는 습관이다. 글의 소재가 되는 어떤 사실이나 아이디어 역시 그때그때 메모해 두어야 좋은 글로 연결될 수 있다.

관심 분야에 대한 내용이 게재된 신문이나 잡지 기사를 스크랩 해 두는 것도 많은 도움이 된다. 이들 기사는 관련 내용을 심층적으로 담고 있는 경우가 많으므로 어떤 자료보다 요긴하게 쓰일 수 있다. 관련 기사가 나올 때마다 오려서 철해 두는 것이 좋다. 문학에 관심이 많다면 문학 기사를, 영화에 관심이 많다면 영화 관련 기사를 모으는 식이다.

요즘은 인터넷에서 과거 기사를 조회하기가 편해진 측면이 있으나 그때그때 오려서 스크랩해 완전히 자신의 자료로 만들어 놓고 필요할 때 찾아 쓰는 것이 가장 좋은 방법이다. 자신에게 꼭 필요한 자료를 즉각 이용할 수 있기 때문이다. 늘 필요한 자료를 축적해 놓고 그것을 분류·정리해 두어야 한다.

메모와 스크랩만으로 자료를 완전하게 확보하기는 힘들다. 그것으로는 부족한 부분이 있게 마련이므로 필요한 부분을 평소에 보충해 둬야 한다. 궁금한 사항은 시간이 날 때마다 백과사전이나 전문서적 등에서 필요한 부분을 찾아 적어 둬야 한다. 그래야 꼭 필요할 때 많은 시간을 들이지 않고도 용이하게 자료를 이용할 수 있다.

메모 못지않게 중요한 것이 취재다. 취재는 전문 기자만 하는 것이 아니다. SNS(Social Network Service) 시대 누구나 하나의 매체를 소유한 것이나 마찬가지고 모두가 기자이기도 하다. 자신이 잘 알지 못하는 내용은 전문가에게 문의하는 것이 좋다. 그 분야의 전문가에게 얘기를 듣는 것이 가장 확실하게 자료를 얻는 방법이다. 필요할 경우 전문기관이나 연구소 등에 전화 또는 e-메일로 문의하거나 취재를 가야 한다. 시장조사나 여론조사도 취재의 한 형태다. 이러한 취재를 바탕으로 작성한 글이나 보고서 등은 더욱 신뢰가 간다.

중요한 것은 메모하는 습관이지만 메모를 효율적으로 활용하기 위해서는 메모하는 기술도 필요하다고 전문가들은 지적한다. 사카토 겐지는 저서 『메모의 기술』에서 메모의 7대 원칙을 다음과 같이 제시했다.

메모의 7가지 기술

1. 언제 어디서든 메모하라.

머릿속에 떠오른 생각은 그 자리에서 바로 기록하는 것이 메모의 법칙이다.

-목욕할 때, 산책할 때, 잠들기 전 등 언제 어디서든 메모한다.
-늘 지니고 다니는 것, 늘 보이는 곳에 메모한다.

2. 주위 사람들을 관찰하라.

독자적인 방법을 고안할 능력이 있다면 자신만의 방법을 터득하면 되지만 그럴 능력이 없다면 우선 눈에 보이는 것부터 시작하는 것이 최우선이다. 즉 일을 잘하는 사람의 방법을 보고 배우는 것이다.

-일을 잘하는 사람을 관찰하고 따라 한다.
-일을 잘하는 사람과 자신을 비교할 수 있는 일람표를 만들어 본다.
-회의 내용이 지루하면 다른 사람들을 관찰한다.

3. 기호와 암호를 활용하라.

메모할 때 반드시 ‘글자’만 쓰란 법은 없다. 자신이 보고 무슨 내용인지 알 수 있으면 된다. 중요한 것은 자신만의 메모 흐름을 만드는 것이다.

4. 중요 사항은 한눈에 띄게 하라.

메모하는 방법에는 정답이 없다. 시간이 지난 후 다시 검토했을 때 중요한 부분이 한눈에 들어오는 것이 좋은 메모다.

-중요한 사항에는 밑줄을 긋는다.
-좀 더 중요한 사항은 동그라미로 표시한다.
-삼색 볼펜을 사용해 내용과 중요도를 구분한다.
-중요한 내용은 별도로 요약한다.

5. 메모하는 시간을 따로 마련하라.

하루에 한 번이라도 수첩과 펜을 드는 습관이 생기면 특별히 노력하지 않아도 자연스럽게 메모하게 된다.

-메모만을 목적으로 하는 시간을 갖는다.
-일부러 커피숍을 찾거나 생각을 정리해 주는 여행을 떠난다.
-적어도 일주일에 한 번, 한 시간이라도 혼자만의 시간을 갖고 생각나는 것을 메모한다.

6. 메모를 데이터베이스로 구축하라.

메모는 어떤 형태로든 남겨두면 훗날 효력을 발휘한다. 데이터베이스를 만드는 가장 중요한 목적은 ‘정리한 후 잊어버리자!’이다.

-메모는 어떤 형태로든 남겨둔다.
-메모를 모아 책 한 권으로 만든다.
-메모와 자료를 주제별로 문서 보관 상자에 넣어 데이터베이스화한다.

7. 메모를 재활용하라.

-예전의 메모를 다시 읽어보는 습관부터 기른다.
-메모한 것들은 날짜별 혹은 주제별로 정리한다.
-정리된 메모를 문서 보관 상자에 보관한다.
-다시 읽을 때는 느낀 점이나 아이디어를 다른 색 펜으로 적어둔다.

다시 듣는 국어 수업 -번역투를 피하라

외래어 단어에 의해 우리말이 오염된 것 못지않게 외국어식 표현에 의해 우리말의 본래 표현 구조가 뒤틀리고 파괴되는 경우가 많다. 일본식 표현도 적지 않게 쓰이고 있지만, 특히 영어를 공부하면서 익숙해진 표현들이 무의식적으로 많이 사용되고 있다. 일반인보다 외국어에 능통한 사람들에게서 이런 현상이 더욱 심하게 나타난다. 영어식 표현으로는 불필요한 지시어 사용이나 진행형, 관거완료식 서술 등이 대표적이다.

영어의 특징 중 하나가 지시어 용법을 엄격하게 지킨다는 것이다. 영어에선 앞에서 나온 내용이 뒤에서 반복될 때는 반드시 지시어로 바꾸어 표현한다. 국어에서도 지시어가 쓰이기는 하지만 그다지 엄격하게 사용되지는 않는다. 영어에서는 또 시제를 과거, 과거완료, 현재, 현재완료, 미래 등으로 세분화해 놓고 엄격하게 지키고 있다. 그러나 우리말에서는 문맥이 통할 경우 현재, 과거, 미래의 기본 시제만으로 모든 시제를 표현하는 것이 가능하다.

예문　 불량을 줄이기 위해 다각도로 대책을 모색하고 있는 중이다.
해설　 우리말에서는 ‘~하고 있다’가 진행이나 상태를 나타내는 말이다. ‘~하는 중이다’ ‘~하고 있는 중이다’는 진행(~ing)을 지나치게 강조한 영어식 표현이다.
수정　 불량을 줄이기 위해 다각도로 대책을 모색하고 있다.

예문　 올해 매출이 결코 적은 것이 아니다. 비교적 상황이 나았던 지난해의 그것보다 오히려 늘었다.
해설　 ‘그것’이 앞의 ‘매출’을 지칭하고 있으나 우리말에서는 없어도 된다.
수정　 올해 매출이 결코 적은 것이 아니다. 비교적 상황이 나았던 지난해보다 오히려 늘었다.

예문　 5년 전 결혼을 했었는데 성격이 맞지 않아 이혼했다.
해설　 과거보다 이전 사실을 나타낼 때 관거완료형을 쓰는 것은 영어식 표현이다.
수정　 5년 전 결혼을 했지만 성격이 맞지 않아 이혼했다.

예문　 처음은 아니고 과거에도 이곳에 한 번 왔었던 적이 있다.
해설　 ‘왔었던’은 영어식 표현이며, 우리말로는 ‘온’이 적절하다.
수정　 처음은 아니고 과거에도 이곳에 한 번 온 적이 있다.

예문　 한때 우리 경제는 국제 원조에 전적으로 의존했었다.
해설　 ‘한때’가 있으므로 우리말에서는 ‘의존했다’로도 충분한 표현이다.
수정　 한때 우리 경제는 국제 원조에 전적으로 의존했다.

예문　 “많은 사람을 좋아하지만 사랑하는 사람은 단 하나밖에 없다”고 그는 말했다.
해설　 영어를 그대로 번역해 놓은 듯한 문장이다. 영어에서는 인용구가 먼저 나오고 주어와 서술어가 뒤에 오는 경우가 많으나 우리말에서는 주어가 앞으로 가는 것이 정상이다.
수정　 그는 “많은 사람을 좋아하지만 사랑하는 사람은 단 하나밖에 없다”고 말했다.

삼국지의 방통은 제갈량과 지나친 경쟁을 하다 무리한 작전으로 죽음에 이른다. 핵심 인재 방통의 죽음은 촉나라의 향후 행보에 큰 영향을 끼쳤다고 역사가들은 말한다. 직장도 마찬가지다. 직원들 사이의 관계가 원만하지 못하면 본인뿐 아니라 조직의 경쟁력도 떨어진다.

LG경제연구원은 19일 직장에서 동료와 잘 지내는 방법에 대해 다음과 같이 조언했다. 사람의 성격은 외향적·내향적, 관계중심적·업무중심적에 따라 크게 주도형·사교형·안정형·신중형 네 가지로 나뉜다. 유형에 맞게 잘 대처한다면 서로의 강점이 어울리면서 시너지가 난다. 주도형은 나폴레옹 같은 성격이다. 여러 가지 일을 잘 벌이고 강하게 추진한다. 그러나 동료에게는 이런 사람이 독불장군처럼 보일 수 있다. 이들과 갈등이 생겼을 때는 맞불을 놓기보다는 일단 물러서서 이야기를 들은 후 자신의 주장을 펼치는 것이 효과적이다.

　사교형은 일보다는 사람들과의 관계에 집중한다. 언어능력과 사교성이 뛰어난 오프라 윈프리(미국 방송인)가 이에 해당한다. 이들은 일을 꼼꼼하게 처리하기보다는 입이 앞서고 지나치게 낙천적이라 주위의 눈총을 받기도 한다. 그러나 활동량이 많은 만큼 관심을 기울여 주면 많은 사람을 인터뷰하고 여러 사례를 수집해 올 수 있는 능력이 있다.

　‘대세를 따른다’는 말은 안정형을 잘 나타내 주는 말이다. 수성의 귀재였던 오나라의 손권이 안정형의 대표격이다. 이들은 변화를 싫어하고 적극적으로 나서지 않아 주변 동료들에게 ‘묻어가려 한다’는 핀잔을 듣기도 한다. 그러나 한 우물만 파는 성격 때문에 조직 내 숨은 전문가일 수 있다. 적극적으로 참여를 유도하면 놀라운 능력을 발휘한다.

　LG경제연구원 조원상 책임연구원은 “한 사람이 여러 성격을 갖고 있는 경우도 많다”며 “성격 유형으로 어떤 사람을 판단하지 말고 상황에 맞게 이를 잘 적용하는 게 중요하다”고 말했다.

권희진 기자