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언어가 힘이다 <28> 글쓰기가 경쟁력<18>

마을지기 2010.10.27 04:58 조회 수 : 6667

결론이 뭐야? 보고서 쓸 땐 윗사람이 제일 궁금해하는 것부터 …

보고서란 무엇에 대해 보고하는 글이나 문서다. 구체적으로는 특정 일에 관한 현황이나 진행상황, 연구·검토 결과 등을 보고하고자 할 때 작성하는 문서를 가리킨다. 출장보고서·영업보고서·회의보고서 등 종류가 다양하다. 직장인들은 늘 이러한 보고서를 작성해야 한다. 보고서는 현황 등을 상사에게 전달하는 데 우선적인 목적이 있다. 동시에 이것을 씀으로써 자신도 일을 정확히 파악할 수 있다는 데 또 다른 의미가 있다. 직장인들은 보고서 작성을 피할 수 없으므로 보고서를 잘 쓰느냐 못 쓰느냐에 따라 일에 대한 능력이 평가되기도 한다.

글=배상복 기자
일러스트=강일구 기자

보고서도 하나의 글이기 때문에 일반적인 글쓰기와 근본적인 차이는 없다. 윗사람에게 보고할 목적으로 쓰인다는 점에서 다소 다른 요소가 있을 뿐이다. 윗사람은 결론에 관심이 많으므로 무엇보다 결론을 먼저 써야 하고, 보고하고자 하는 내용이 무엇인지 한눈에 쉽게 알아 볼 수 있도록 작성해야 하는 등 몇 가지 요령이 필요하다.

[일러스트=강일구]
1. 결론을 먼저 써라

보고서는 어떤 사안에 대한 결과를 보고하는 문서이기 때문에 윗사람은 무엇보다 그 결과가 어떠한지 궁금하다. 일이 성공했는지 실패했는지, 어떤 성과를 올렸는지 아닌지 등 결과에 우선 관심이 있다. 따라서 결론이나 중요 사항을 먼저 쓰는 것이 바람직하다.

경과나 이유에 대한 설명, 자신의 의견이나 제안 등은 뒤에 쓰는 것이 좋다. 보고서의 경우 결론을 먼저 알고 내용을 보면 이해가 빠르고 쉽게 공감할 수 있다. 반면 결론을 모르는 상태에서 장황한 얘기를 읽다 보면 지루함을 느끼기 십상이다. 최종 결재자는 보고서를 끝까지 읽어 볼 시간이 없는 경우도 많다.

2. 제목에 핵심 사항을 담아라

보고서를 읽는 사람은 대부분 여러 개의 보고서를 쌓아 놓고 보게 마련이다. 보고서 전체 내용을 검토하는 데는 시간이 걸리기 때문에 제목을 보고 우선순위를 정하게 된다. 따라서 눈에 띄는 제목으로 제목만 봐도 내용의 상당 부분을 파악할 수 있도록 해야 자기 보고서가 읽히지 않고 방치되는 것을 막을 수 있다.

결론이나 핵심 사항을 간결하게 표현할 수 있는 말로 제목을 달아 읽는 사람이 이것만 보고도 글의 전체 내용을 짐작할 수 있고 핵심 내용이 무엇인지 알 수 있게 해야 한다. 그러자면 큰 제목과 작은 제목을 적절하게 활용해 전체 글의 내용을 압축적으로 표현해야 한다. 포괄적이고 일반적인 내용의 제목으로는 윗사람의 관심을 끌 수 없다.

3. 요점을 명확하게 작성하라

보고서는 보고하는 내용을 적은 문서이므로 연구·검토 결과의 요점을 명확하게 작성해야 한다. 즉 보고하고자 하는 내용이 무엇인지를 한눈에 쉽게 알 수 있도록 해야 한다. 그러기 위해서는 내용과 사안에 따라 단락을 나누어 일목요연하고 간단명료하게 작성해야 한다.

또 이해하기 쉬운 문구를 사용해 전하고자 하는 내용의 취지가 충분히 전달될 수 있도록 해야 한다. 그래프·도표·사진 등을 활용해 내용을 한눈에 파악할 수 있게끔 만들면 더욱 좋다. 글이 길어질 때는 적당히 중간 제목을 넣어 주면 이해가 빠르고 보기에도 좋다.

4. 한 장짜리 요약본을 만들라

바쁜 세상에 긴 보고서의 전체 내용을 꼼꼼히 읽어보고 판단하기는 힘들다. 검토해야 할 서류가 많은 최종 결재자로서는 사실상 보고서를 일일이 읽어볼 시간이 없다. 따라서 읽는 사람을 배려해 한 장짜리 요약본을 만들어 제출하는 것이 좋다.

실제로 보고서를 검토하는 사람들은 요약본을 우선적으로 읽어본다는 조사 결과도 있다. 최종 결재자가 요약본만 읽어 보았다 하더라도 보고서는 최소한의 목적을 달성하는 셈이다. 2~3장짜리 요약본도 유용하지만 가능하면 한 장으로 만드는 것이 바람직하다.

따로 요약본을 만들어도 되고, 목차 다음 부분에 요약을 첨부해도 된다. 글을 요약하기도 쉬운 일은 아니다. 요약본을 만들려면 글을 압축하는 기술이 필요하다. 요약본에는 본문의 내용을 압축해 표현해야 하고, 제안·권고 사항 등 주된 내용이 누락되지 않도록 주의해야 한다.

5. 문제점을 지적하고 적극 제안하라

보고서는 사실을 기록하는 문서인 동시에 앞으로의 업무 전개에도 도움이 되는 것이어야 한다. 대부분의 보고서는 현상과 실태를 조사·분석하고 문제점을 찾아 해결하는 데 목적이 있다. 특정 사안에 관해 현황을 연구·검토한 결과 문제점이 있으면 있는 그대로 지적하고 그에 대한 대처 방안을 적극적으로 모색해 제안해야 한다.

업무보고서·회의보고서 등처럼 단순히 사실을 기술하거나 현상을 조사해 보고하는 것에 그치는 경우도 있다. 그러나 어떤 대상을 평가 분석하는 보고서라면 그 대상에 대한 문제점과 개선방안을 추가해야 완전한 보고서가 된다. 보고자는 그 대상을 피상적으로 다루는 것에 머물지 않고 완벽한 분석을 해야 하므로 보고서를 작성하는 데도 업무 능력과 문제해결 능력이 필요하다.

개선방안은 최종결재자가 선택하게 되지만 그 대상을 가장 잘 아는 보고자가 제안하는 것이 가장 이상적이다. 선택되지 않았다 할지라도 최종 결재자가 그 대상의 문제점을 파악하고 개선방안을 모색하는 기회를 제공함으로써 회사에 기여하는 보고서가 될 수 있다. 결론 부분에서 조사한 내용에 대해 평가하고 문제점을 개선하는 방안을 제시하는 형식을 취하면 된다.

6. 객관성과 정확성을 갖춰라

보고서는 우선적으로 상황이나 결과를 그대로 알리는 문서다. 따라서 주어진 과제나 스스로 선택한 과제에 대해 가능한 한 객관적으로 관찰·조사해 그 경과와 결과를 정확하게 정리해야 한다. 문장을 구성할 때 되도록 수식어를 피해야 하며, 내용도 사실을 부풀리거나 축소해서는 안 된다. 또 보고서에 사용되는 자료는 객관적으로 신뢰할 수 있는 것이어야 한다.

객관성을 갖기 위해서는 간접적으로 들은 것이나 추측에 의한 것 등은 가능한 한 사용하지 말아야 한다. 간접적으로 들은 것이라면 그러한 사실을 분명하게 밝혀야 한다. ‘~라고 생각됨’ ‘~라고 사료됨’ ‘~인 것으로 보임’ 등과 같이 추측하거나 작성자의 생각이 들어간 표현을 피하고 ‘~임’ ‘~했음’ ‘~이었음’ 등으로 사실을 정확하게 써야 한다.

예문 석유 가격 인상에 따라 달러를 중심으로 하는 국제 유동성이 산유국에 편중됨으로써 전반적인 수요 감퇴 현상을 초래했다고 생각됨.

수정 석유 가격 인상에 따라 달러를 중심으로 하는 국제 유동성이 산유국에 편중됨으로써 전반적인 수요 감퇴 현상을 초래함.

7. 구체적으로 써야 한다

보고서의 표현은 구체적이어야 한다. ‘진일보한 방식’ ‘의미 있는 결과’ ‘지난해보다 나은 실적’이라는 식의 막연한 표현은 좋지 않다. 지난해와 비교한다면 몇 %, 또는 액수로 얼마 등 숫자로 분명하게 제시해야 한다. 회의·워크숍 등에서 논의된 내용을 단순히 기록한 것이라면 거론된 사실을 빠뜨리지 말고 상세하게 적어야 한다.

보고서란 사실·현황 등을 있는 그대로 알리는 데 우선적인 목적이 있다. 따라서 상황이 좋지 않은 사실이나 결과에 대해 얼버무리거나 모호하게 서술해서는 안 된다. 비록 자신에게 불리하거나 다른 사람에게 좋지 않은 영향을 미치는 내용이 들어간다 하더라도 사실 자체를 구체적으로 서술해야 한다.

예문 매출액과 영업이익은 전년에 비해 감소했으나 순이익은 관리비 절감과 이자비용 감소 등 영업외수지의 개선으로 상당히 증가했다.

수정 매출액은 전년 동기 대비 7.3%, 영업이익은 8.6% 각각 감소했으나 순이익은 관리비 절감과 이자비용 감소 등 영업외수지의 개선으로 81.7% 증가했다.

8. 형식을 제대로 갖춰야 한다

보고서를 작성하는 데는 형식(Format)이 중요하다. 같은 내용일지라도 형식이 잘 갖추어진 것과 그렇지 않은 것은 이해하는 데 커다란 차이가 난다. 아무리 좋은 내용을 담고 있다 하더라도 형식을 제대로 갖추지 못하거나 체계가 없으면 눈에 잘 들어오지 않는다. 보고서의 형식에는 외관상 형식과 내용상 형식이 있다.

외관상 형식은 워드프로세서 등을 이용해 컴퓨터로 작성하기 때문에 그리 문제가 되지 않는다. 요즘은 대부분 컴퓨터로 문서를 작성할 만한 능력이 있기 때문에 얼마든지 깨끗하게 잘 꾸며진 형식으로 보고서를 만들 수 있다. 맞춤법 검사 기능 등을 활용해 오탈자도 검색하고 적당히 표나 그래프 등을 삽입해 그래픽 부분도 첨가하면 깨끗한 보고서를 완성할 수 있다.

문제는 내용상 형식이다. 요약, 서론·본론·결론 등을 분명히 나누어 이에 맞게 내용을 적절하게 담는 것이 중요하다. 요약, 내용 1, 내용 2, 내용 3 …, 문제점 및 개선방안 등으로 나누어 작성해도 된다. 각 부분을 명확하게 정리해 결재자가 따로 내용을 정리하면서 볼 필요가 없도록 해야 한다. “보기 좋은 떡이 맛도 좋다”는 말처럼 형식을 제대로 갖춘 보고서가 읽기 편하고 이해하기 쉽다.

보고서의 내용상 형식

요약, 서론·본론·결론

요약, 내용1, 내용2, 내용 3 …, 문제점 및 개선방안

3단 구성 보고서

서론: 조사 정리하는 과정에서 중점을 두고 정리한 부분이 무엇인지 밝힘

본론: 조사한 내용을 본인이 정한 중점 정리 기준에 맞추어 나름대로 정리

결론: 조사한 내용에 대한 평가 및 제안 서술

보고서의 종류 및 작성 시 주의점

종류

●영업보고서: 영업 상황이나 성적을 기록해 보고하는 문서

●결산보고서: 진행됐던 사안의 결과를 보고하는 문서

●일일업무보고서: 매일의 업무를 보고하는 문서

●주간업무보고서: 한 주간에 진행된 업무를 보고하는 문서

●출장보고서: 출장을 다녀와 외부 업무나 그 결과를 보고하는 문서

●회의보고서: 회의 결과를 정리해 보고하는 문서

●감사보고서: 감사인이 실시한 감사의 결과를 기재한 문서

출장보고서 작성방법

●회사마다 기본 양식이 있으므로 해당 양식 이용

●윗사람이나 회사의 관심사항으로 주제를 좁혀 작성

●보고하고자 하는 내용을 간결하게 핵심만 기재

●객관적 사실에 입각해 서술

●개인적 견해가 들어가지 않도록 주의

●결론을 장황하게 늘어놓아서는 안 됨

조사보고서 작성 방법

●용도를 파악해 읽는 사람이 누구인가에 따라 내용과 형식을 달리해야 함

●그래프 등 시각적인 것을 넣어 조사 결과를 한눈에 파악할 수 있게 해야 함

●통계 분석을 통해 조사 결과를 파악하고 분석

●조사 설계의 내용(샘플 수, 표본 추출 방법 등)과 분석 방법 등을 구체적으로 서술

보고서 문장 작성 시 주의점

●단순하고 짧은 문장으로 작성할 것

●미사여구를 이용한 장황한 설명을 피할 것

●문장은 직접적이면서도 단호하게 서술할 것

●피동문으로 작성하지 않도록 주의

●형용사·부사 등 수식어를 남용하지 말 것

●가능하면 쉬운 어휘를 사용할 것
 
●명사를 지나치게 나열하지 말고 서술성을 살릴 것

●지나치게 작은 글씨체로 쓰지 않도록 주의
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